Effizienter Informationsaustausch im Team

Heutzutage scheint die Weitergabe von Informationen einfach zu sein: Texte, soziale Medien, professionelle Kanäle und das Internet stehen bereit, um uns zu bedienen und Nachrichten mit nur wenigen Klicks zu übermitteln.

Allerdings bedeutet ein einfacher und umfassender Informationsaustausch nicht immer auch effiziente Kommunikationssysteme.

– Ich habe Ihnen die Datei in meiner zweiten E-Mail geschickt, erinnern Sie sich?
– Ich habe Ihre Frage in Jira beantwortet. Bitte prüfen Sie die Kommentare zur Aufgabe CM-1578.
– Warten Sie, Sie haben keinen Zugang zu Google Analytics? Okay, ich schicke Ihnen einen Screenshot. Welchen Zeitraum benötigen Sie?
– Sie konnten die Datei, die ich Ihnen geschickt habe, nicht öffnen? Kein Problem, laden Sie einfach ein Programm herunter, ich schicke Ihnen einen Link auf Slack.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das kennen wir alle – völlig verstrickt in E-Mail-Ketten, zu prüfende Dateien und zu verwendende Tools.

Heutzutage ist es üblich, mit verschiedenen Informationskanälen gleichzeitig zu jonglieren. Jeder Kanal hat seine Eigenheiten und Grenzen, so dass wir ein System für den Informationsaustausch mit dem Team schaffen müssen

Die Frage ist heute nicht mehr, wie man Informationen einfach oder schnell weitergeben kann. Es geht darum, wie man Informationen intelligenter austauschen kann.

Das ständige Wechseln von einer Schnittstelle zur anderen, die unzähligen Konten, die langen Lernkurven und das Onboarding führen dazu, dass wir wertvolle Zeit und Konzentration verlieren.

Die Bewältigung einer E-Mail-Lawine nimmt 14 % der Arbeitswoche in Anspruch, während ineffiziente Besprechungen weitere 8 % der Arbeitszeit verschlingen, so die Ergebnisse der Studie State of Work 2020.

Insgesamt rauben unnötige E-Mails und Besprechungen 22 % der Arbeitswoche. Das bedeutet, dass der gesamte Arbeitstag pro Woche ineffizient verbracht wird. Kein Wunder, dass Unternehmen mit einem gut strukturierten Informationsaustausch bessere Ergebnisse erzielen: Sie haben einfach mehr Zeit, um die Arbeit zu erledigen!

ThinkTalent stellt fest, dass Unternehmen mit einem effizienten Informationsaustauschsystem eine 3,5-mal höhere Wahrscheinlichkeit haben, die Konkurrenz auf dem Markt zu übertreffen.

Einige Unternehmen profitieren also bereits von der gemeinsamen Nutzung von Informationen. Aber wie machen sie das? Wie können Sie einen organisierten Kommunikationsfluss für Ihr Team aufbauen?

Keine Sorge – wir haben in diesem Artikel alles zusammengetragen, was Sie wissen müssen.

Schritte zur Verbesserung des Wissensaustauschs in Ihrem Team:

• Fügen Sie Praktiken zum Wissensaustausch in Ihre Unternehmenskultur ein. Es ist gut, ein effektives System für die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu haben, aber ein Tool allein reicht nicht aus. Viele Menschen ziehen es vor, Informationen zu horten, wenn sie sie für nützlich halten. Um dies zu verhindern, sollten Sie Teambuilding- und Brainstorming-Sitzungen einführen, damit die Mitarbeiter von der Effizienz der Teamarbeit profitieren können. Außerdem sollten Sie Menschen, die ihr Wissen mit Ihrem Unternehmen teilen, anerkennen und belohnen. Sie können ihnen helfen, einen Vortrag zu organisieren oder einen Kurs auszuarbeiten. Ihre Präsentation kann dem gesamten Team neue Ideen vermitteln und weniger erfahrene Mitarbeiter vor Fehlern bewahren. Ein Bonus wird die Teammitglieder motivieren, nützliche, informationsreiche Kurse zu erstellen.
• Verwurzeln Sie sich online. Obwohl Fernarbeit für die meisten von uns eine Notwendigkeit war, wissen wir heute, dass sie ein großes Potenzial hat, das genutzt werden kann und sollte. Wenn Sie Ihr internes Kommunikationssystem digitalisieren, wird Ihr Team flexibler und effizienter. Beginnen Sie die Online-Kommunikation mit einem Water-Cooler-Chat und täglichen Online-Meetings. Fügen Sie dann Meetings und thematische Kanäle hinzu, in denen Ihr Team Projekte besprechen kann. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Online-Kommunikation ihnen mehr Freiheit gibt, indem Sie ihnen erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten, und indem Sie Teammitglieder aus anderen Städten oder Ländern hinzufügen. Es ist eine gute Idee, nach kollaborativen Online-Räumen zu suchen und sich Schritt für Schritt von Ihrem Büro dorthin zu bewegen.
• Schaffen Sie eine strukturierte Wissensbasis für Ihr Team, um Zeit zu sparen. Wenn Sie einen Raum schaffen, in dem die wichtigsten Informationen organisiert und gespeichert werden, finden Ihre Mitarbeiter leichter und schneller, was sie brauchen. Eine gut durchdachte Struktur kann ein großer Vorteil sein, um das Informationschaos in Schach zu halten. Vergessen Sie nicht, dafür zu sorgen, dass verschiedene Abteilungen die gesammelten Informationen einsehen und nutzen können, um das Entstehen von Informationssilos zu verhindern.
• Rationalisieren Sie den Kommunikationsfluss. Legen Sie fest, wann Sie welchen Kanal nutzen und warum. Außerdem sollten Sie festlegen, welche Informationen Sie speichern und welche Sie weitergeben möchten. Bei der ersten Art von Informationen handelt es sich um grundlegende Informationen, die nicht verloren gehen dürfen und daher in der Wissensdatenbank oder im Wiki Ihres Unternehmens gespeichert werden sollten. Die zweite Art von Informationen ist zum Nachdenken anregend und potenziell nützlich, aber wenn sie verloren geht, schadet sie dem Unternehmen nicht. Für diese Art von Informationen können Sie einen Chat oder eine E-Mail verwenden. Versuchen Sie jedoch nicht, sofort Regeln für die gesamte Kommunikation aufzustellen: Beginnen Sie mit bereits im Unternehmen implementierten Prozessen und fügen Sie nach und nach neue hinzu.
• Verwenden Sie Tools, die verschiedene Formate unterstützen. Die Inhalte haben sich weiterentwickelt, und das sollten auch die Sharing-Dienste. Im 21. Jahrhundert reicht es nicht mehr aus, nur Buchstaben und Zahlen zu verwenden. Bilder, GIFs, Videos, analytische Diagramme, digitale Kalender, angehängte Dokumente, dynamische Einbettungen – das sind die modernen Inhalte, die wir alle nutzen und mit anderen teilen wollen. Kommunikationslösungen, die viele Formate aus unterschiedlichen Quellen unterstützen, zeigen ein klareres Bild, weil sie strukturiertere und aktuellere Informationen bieten. Interaktive Dokumente sparen eine Menge Zeit und sind gleichzeitig übersichtlich und informativ.

Zu verwendende Dienste:

Nimbus Notiz

Nimbus Note Profis:

• Eine Wissensmanagement-Plattform zum Erstellen, Speichern und einfachen Teilen von kollaborativen Superdokumenten.
• Eine großartige Wissens- und Informationsbasis mit einer klaren Struktur: verschachtelte Ordnerebenen, getrennte Arbeitsbereiche, Tags und Favoriten, sowie eine präzise Suche, die sicherstellt, dass Sie alles, was Sie brauchen, schnell finden können.
• Verfügbar für alle Teammitglieder. Sie können jedoch den Zugriff mit unterschiedlichen Rechten steuern.
• Vereint verschiedene Inhaltsformate in einem Dokument. Text, Bilder, Dokumente, Videos, Diagramme und Tabellen können in einer einzigen Notiz zusammengefasst werden.
• Möglichkeit, intelligente Dokumente mit Widgets und Einbettungen von 500 Websites zu bereichern: Figma, Instagram, Typeform, Google-Dienste, GitHub, Microsoft, usw. Darüber hinaus können Sie Ihre Dokumente mit Code-Injektionen anpassen!
• Großartige Sharing-Funktionen: Interne Links für Teammitglieder ermöglichen die Bearbeitung; öffentliche Links für Kunden ermöglichen die Weitergabe des Projektfortschritts an diese. Mehr über diese Funktionen erfahren Sie hier.
• Zugriff über Web-, Desktop- (Windows und Mac) und mobile Plattformen (iPhone, iPad und Android).
• Ein moderner Editor mit einer Drag-and-Drop-Funktion macht die Erstellung und Formatierung von Dokumenten zum Kinderspiel.
• Branding und White-Label-Lösung für Ihr Unternehmen.

Nachteile von Nimbus Note: Es gibt keine Chats, in denen Sie die Vorarbeiten besprechen können.

Am besten geeignet für: Speicherung und Austausch von Informationen und Wissen, ein kollaborativer Raum für Ihr Team, in dem Sie alle wichtigen Informationen speichern.

Preis: $5/Person pro Monat für den Teams Plan.

Nimbus Capture

Nimbus Capture Profis:

• Ein visuelles Messaging-Tool, das es ermöglicht, Ihrem Team durch Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen direkte Anweisungen zu geben. Kein langer Text mehr nötig, zeigen Sie einfach, was Sie sehen.
• Kommentieren Sie Ihren Bildschirm mit Hervorhebungen, Pfeilen, Rahmen und Text, so dass Ihr Teammitglied mühelos verstehen kann, was Sie meinen.
• Fügen Sie einfach Ihre Stimme hinzu oder verwenden Sie Ihre Webkamera, während Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen.
• Kann als Desktop-Programm oder als Browser-Erweiterung für Chrome, Opera und Firefox verwendet werden.
• Teilen Sie Ihre Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen einfach auf Slack, YouTube, Google Drive, Nimbus Note oder laden Sie sie auf Ihren Desktop.
• Integriert mit Nimbus Note.

Nachteile vonNimbus Capture: das Produkt ist noch nicht für Safari und Mobile verfügbar.

Am besten geeignet für: Visual Messaging – kommentierte Screenshots und Screencasts, um Feedback und Anweisungen für Ihr Team zu geben.
Preis: hat einen begrenzten kostenlosen Plan; $29,99/Jahr für den Pro-Plan. Pro Capture ist jedoch im Nimbus Note Teams Abonnement enthalten, so dass Sie definitiv Geld sparen, wenn Sie Nimbus Note Teams wählen!

Emails

E-Mail-Profis:

• Ein einfacher, aber effizienter Weg, um Informationen zu übermitteln.
• Leicht nachvollziehbar: kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Sprengt nicht das Budget Ihres Unternehmens.
• Sie können problemlos Texte verfassen, Links hinzufügen und kleine Dateien anhängen.
• Mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung hat eine E-Mail, so dass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, sich mit diesem Dienst vertraut zu machen.

E-Mail Nachteile:

• Oft ein überstrapazierter Kommunikationskanal. Laut Statistik erhält ein normaler Nutzer
  121 E-Mails pro Tag, so dass Ihre Nachricht unter den anderen verloren gehen kann.
• In Ihrem Posteingang entsteht ein Sammelsurium. E-Mails von der Arbeit, Newsletter, Aktualisierungen von Produkten und Diensten, die Sie nutzen, Vorschläge für eine Zusammenarbeit und viel, viel Spam(47,3 % aller E-Mails weltweit
  ) – all das gerät durcheinander. Wie können Sie schnell erkennen, welche E-Mails zuerst Ihre Aufmerksamkeit erfordern?
• Dateianhänge sind leicht zu versenden, aber nicht so leicht zu öffnen. Wir haben zwar alle Software, um die gängigsten Formate wie pdf, png oder docx zu öffnen, aber wir können uns nicht darauf beschränken. Oft werden komplexere Formate benötigt, die eine professionelle Desktop-Software erfordern. In diesem Fall müssten Sie die Datei herunterladen, nach dem Programm suchen, mit dem sie geöffnet werden kann, und es dann installieren und eine Lizenz dafür kaufen. Ist das wirklich bequem?
• E-Mails können bösartige Spam-Mails enthalten. Seien Sie wachsam: Klicken Sie nicht auf ungewöhnliche Links und laden Sie keine verdächtigen Dateien aus unbekannten Quellen herunter.
• Wenn alle E-Mails gelesen sind, wie geht es weiter? E-Mails versorgen Sie zwar mit Informationen, geben Ihnen aber keinen Aufschluss darüber, welche Aufgaben Sie als nächstes erledigen sollten und welche Priorität sie haben. Chaotische E-Mails führen zu einem Chaos bei Ihren Aufgaben und deren Verfolgung.

Preis: meist kostenlos.

Slack-Profis:

• Eine professionelle Plattform für die sofortige interne Kommunikation.
• Großartige Lösung für Einzelchats und Gruppendiskussionen über Nachrichten und Sprach- oder Videoanrufe.
• Eine intuitive, benutzerorientierte Oberfläche führt zu einem schnellen und komfortablen Onboarding.
• Chatverlaufsrecherche und mühelose Dateifreigabe.
• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit vielen Tools wie Google Drive, Jira oder Microsoft Teams.
• Hervorragend geeignet für die weniger formelle Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Sie können Emojis, GIFs und Reaktionen hinzufügen, um Ihre Emotionen mit Kollegen zu teilen.

Slack Nachteile:

• Eine ziemlich süchtig machende App. Mit Push-Benachrichtigungen und Emojis ähnelt Slack den sozialen Medien und hat einen ähnlichen Suchtfaktor. Es regt uns dazu an, zu überprüfen, was in den Kanälen vor sich geht, und verstärkt die Angst, etwas zu verpassen.
• Da Slack sowohl für wichtige offizielle Nachrichten als auch für informelle Informationen genutzt werden kann, ist es schwierig, genau zu wissen, wann und wo man aufpassen sollte. Jedes Mal, wenn es piept, muss man es überprüfen. Dies führt zu regelmäßigen Ablenkungen und zu Schwierigkeiten, sich auch nach Feierabend von der Arbeit zu lösen.
• Die Speicherung von Dateien in Slack hängt von dem Plan ab, den Ihr Unternehmen wählt. Sie können jedoch immer Cloud-Lösungen verwenden, um Ihre Dateien zu speichern und Links zu ihnen in Slack zu senden.
• Slack hilft beim Austausch von Informationen, aber nicht bei deren Organisation. Die Informationen sind in zu vielen verschiedenen Kanälen verstreut, und selbst die Suchfunktion im Chatverlauf kann nicht dabei helfen, alle Teile zusammenzutragen.
• Wie bei E-Mails ist es auch in Slack schwierig, verstreute, chaotische Informationen in Aktionspunkte umzuwandeln.

Am besten geeignet für: interne Sofortnachrichten und Gruppendiskussionen. Großartige Integrationen ermöglichen die Freigabe verschiedener Inhalte in unterschiedlichen Formaten aus vielen Quellen.
Preis: 8 $/Benutzer pro Monat für den Standard-Plan und 15 $/Benutzer pro Monat für den Pro-Plan.

Google Workspace (ehemals G Suite)

Vorteile von Google Workspace:

• Vereint beliebte Lösungen wie Google Sheets, Google Mail, Google Drive, Meets, Kalender und andere.
• Es ist einfach einzurichten und zu verstehen, wie die grundlegenden Funktionen funktionieren, wenn Sie bereits Google-Tools verwendet haben.
• Sie brauchen keine Software herunterzuladen; alle Ihre Informationen werden sicher in der Cloud gespeichert. Wenn Sie den Business- oder Enterprise-Tarif wählen, erhalten Sie unbegrenzten Cloud-Speicher.
• Die Integration von Meet and Chat in Google Mail bietet verschiedene Formate für die Teamkommunikation (Videoanruf, Chat oder E-Mail) an einem Ort.
• Die Erstellung von Ereignissen im Kalender hilft Ihrem Team, sich an Meetings und Veranstaltungen zu erinnern.

Google Workspace Nachteile:

• Obwohl Google Workspace versucht, eine Reihe von Cloud-Lösungen zu vereinen, werden sie oft als separate Tools wahrgenommen. Es erfordert Zeit und Mühe, sich mit den einzelnen Menüs und Funktionen vertraut zu machen.
• Nicht so einfach zu verstehen, wenn es um fortgeschrittene Tools geht.
• Wenn Sie mehrere Google-Konten haben, müssen Sie fast jedes Mal zwischen den Konten wechseln und sich anmelden.
• Begrenzte Funktionalität in Google Sheets, Slides und Tables. Obwohl es sich um großartige Tools für die Online-Zusammenarbeit handelt, fehlen ihnen viele Funktionen, die Microsoft Word, Excel und PowerPoint bieten. Darüber hinaus sind sie oft auf Text-, Tabellen- und Bildformate beschränkt.
• Umständliche Formatierung von Dokumenten: Es ist schwierig, verschiedene Formatelemente in einem auffälligen Bild anzuordnen.
• Während Sie ein Google Sheet problemlos einbetten können, können Sie in Google Sheets nichts einbetten. Was ist also der Sinn?
• Es werden nur statische Dokumente erstellt, die regelmäßig überprüft und manuell aktualisiert werden müssen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Geeignet für: Dateispeicherung und Zusammenarbeit in Echtzeit, die keine komplexen Funktionen erfordern.
Preis: 12 $/Nutzer pro Monat für den Business Standard Plan und 18 $/Nutzer für den Business Plus Plan.

Zoom

Zoom-Profis:

• Eine Cloud-basierte Lösung für Videokonferenzen. Sie ist ein großartiger Ersatz für Offline-Meetings, ob unter vier Augen oder mit 1000 Teilnehmern.
• Sprach- und Videoanrufe, Bildschirmfreigabe und die Aufzeichnung von Besprechungen – all diese Varianten der Kommunikation sind für die Zusammenarbeit von Remote-Teams von größter Bedeutung.
• Perfekt für tägliche und wöchentliche Besprechungen sowie für Konferenzen. Ermöglicht es Ihnen, sich mit Ihrem Team so zu verbinden, als ob Sie gemeinsam im Büro wären.
• Der Chat ermöglicht das Versenden von Links oder Materialien.
• Zoom bietet skalierbare Tarife für kleine, mittlere und große Unternehmen, damit jeder eine passende Lösung findet.

Zoom Nachteile:

• Es ist schwieriger, in Zoom-Aufzeichnungen nach bestimmten Informationen zu suchen als in einem schriftlichen Kanal.
• Asynchrone Kommunikation ist fast unmöglich. Wenn es einen Kommunikationsbedarf gibt, sollten beide Personen für die Diskussion online verfügbar sein. Die einzige Ausnahme sind aufgezeichnete Videoanrufe, die man sich später ansehen kann.
• Ziemlich komplizierte Organisation von Plänen und Add-ons.
• Jeder Plan und jedes Add-on hat eine Laufzeit von einem Jahr, was nicht sehr flexibel ist.
• Zoom kann ein wichtiger Bestandteil Ihres Informationsaustauschsystems sein, reicht aber nicht aus, um alle Anforderungen an die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu erfüllen.
• Der einzige Verlauf eines Anrufs kann ein Chat sein (nur wenn ein Administrator einen Anruf und einen Chat aufzeichnet). Es gibt jedoch weder Sitzungsnotizen noch Wissensdatenbanken. Normalerweise kommunizieren Teams, die Zoom nutzen, schriftlich per E-Mail, aber auch hier wird der Kommunikationsfluss unnötig kompliziert und chaotisch.
• Wenn viele Teilnehmer anwesend sind, ist es schwierig, die Diskussion während des Anrufs zu organisieren.

Am besten geeignet für: interne Videomeetings und Konferenzen, um mit Ihrem Team auf dem Laufenden zu bleiben.

Preis: $149,90 Lizenz pro Jahr für kleine Teams, $199,90 für kleine und mittlere Teams.

Weitere Informationen über Zoom finden Sie hier

Abschließende Überlegungen

Die Einrichtung eines Systems zum Informationsaustausch mit Ihrem Team ist weder einfach noch schnell. Experimentieren Sie mit verschiedenen Tools und finden Sie heraus, welche den Anforderungen Ihres Teams am besten entsprechen. Das erfordert Zeit und Mühe, aber es lohnt sich auf jeden Fall.

Probieren Sie neue Lösungen aus, mischen Sie sie mit denen, die bereits bei Ihnen funktionieren, und sehen Sie, wie es läuft.

Mit der Zeit und den richtigen Mitteln kommen Sie Ihrer Erfolgsformel näher!

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