Online-Zusammenarbeit – ein Weg zur Rationalisierung Ihres Unternehmens

Die letzten zwei Jahre haben mehr digitale Transformation hervorgebracht als das letzte Jahrzehnt. Es geht um die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen und die Online-Zusammenarbeit. Die Fähigkeit, innerhalb einer verteilten Gruppe von Benutzern, Geräten, Anwendungen und Arbeitslasten zu arbeiten, ist die Brücke vom Überleben zur Entwicklung.

Für Mitarbeiter ist es nicht einfach, digitale Geschicklichkeit zu entwickeln – eine Denkweise und eine Reihe von Verhaltensweisen, die der Online-Zusammenarbeit entsprechen. Unternehmen bemühen sich, Online-Arbeitsabläufe für ihre Teams nahtlos und sinnvoll zu gestalten. Sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen profitieren davon, mehr über Online-Zusammenarbeit zu erfahren.

In diesem Artikel zeigen wir die Vorteile der Online-Zusammenarbeit für Unternehmen auf, erklären, wie digitale Arbeitsplätze die Ergebnisse von Teams verbessern, welche digitalen Tools bei der Verwaltung interner Prozesse helfen und wie Sie Ihre Projekte in einem Online-Raum sichern können.

Was ist Online-Zusammenarbeit?

Kollaboration ist ein Prozess, bei dem Menschen gemeinsam an einem Ziel oder einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Eine solche gemeinsame Anstrengung bedeutet nicht nur Kooperation, sondern auch den Austausch und die Entwicklung von Ideen innerhalb von Teams.

Online-Zusammenarbeit ist die Art und Weise, wie digitale Kommunikation in einem Online-Raum organisiert wird. Online-Zusammenarbeit bezieht sich auf die Werkzeuge und Plattformen, die Menschen in einer digitalen Umgebung nutzen.

Die offensichtliche Verlagerung hin zur digitalen Zusammenarbeit begann im Jahr 2020 aufgrund von COVID-19, als Arbeitsplätze in die Ferne verlegt werden mussten. Die Remote-Arbeitskräfte waren ein überraschender Erfolg und beschleunigten die digitale Transformation der Unternehmen. Laut der jüngsten Untersuchungenwaren 59 % der Arbeitgeber mit der Umstellung ihrer Unternehmen auf Telearbeit sehr zufrieden. Weitere 35 % waren mäßig zufrieden.

Die Lehren aus der Pandemie bieten Möglichkeiten, Unternehmen voranzubringen. Prognosen sagen den Aufstieg der digitalen Transformation voraus. Investitionen in digitale Technologien und Dienstleistungen werden von 2017 bis 2025 weltweit zunehmen, da Arbeitgeber die Notwendigkeit der Zusammenarbeit und die Notwendigkeit, ihre Mitarbeiter mit praktischen digitalen Tools zu unterstützen, erkennen.

Arten der Online-Zusammenarbeit für die Produktivität von Teams

Online-Zusammenarbeit gibt es in zwei Formen: synchron und asynchron.

Synchrone Online-Zusammenarbeit

Synchrone Online-Zusammenarbeit findet in Echtzeit statt. Instant Messaging und Videokonferenzen helfen beispielsweise dabei, zwischenmenschliche Beziehungen zu fördern, sich gegenseitig zu sehen und für eine engere Zusammenarbeit auf einer Seite zu bleiben.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien in Echtzeit ist ebenfalls Teil der synchronen Zusammenarbeit. Zwei oder mehr Personen können Texte, Tabellen und grafische Entwürfe anzeigen und bearbeiten und ihre Ideen mit Whiteboards oder Mindmaps visualisieren. Die Kollegen reagieren sofort auf ihre Ideen und Aufgaben, was die Zusammenarbeit und die Teamergebnisse verbessert.

Doch die ständige Kommunikation in Echtzeit kann die Arbeit von Remote-Mitarbeitern erschweren. Es ist schon schwer genug für zwei Personen, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, eine gemeinsame Zeit für Meetings zu finden. Wenn Sie versuchen, ein ganzes Team für eine Videokonferenz zu versammeln, wird die Zusammenarbeit zu einer echten Herausforderung.

Asynchrone Online-Zusammenarbeit

Asynchrone Online-Zusammenarbeit bedeutet, dass die Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten an einem Projekt arbeiten.

E-Mail ist wahrscheinlich das gängigste Tool für die asynchrone Zusammenarbeit. Ein weiteres Tool sind Gruppenkalender, die bei der Planung von Projekten, Terminen oder Leistungen und der Koordinierung der Teammitglieder helfen.

Asynchrone Online-Zusammenarbeit ermöglicht es entfernten Mitarbeitern, nach ihren eigenen Zeitplänen zu arbeiten. Die Teams haben Zeit und Raum, um gut durchdachte Diskussionen zu führen, ohne den Druck der Echtzeitproduktion. Manager vereinbaren Meetings nur für wichtige Aktualisierungen und Diskussionen und nehmen sich Zeit für Einzelpersonen und Gruppen.

Wie ein digitaler Arbeitsplatz die Online-Zusammenarbeit vereinfacht

Mitarbeiter und Unternehmen nutzen verschiedene Software und Tools, um die Online-Zusammenarbeit zu ermöglichen. Die Pandemie hat die Menschen gelehrt, zwischen Zoom, Google Drive, Kalender, Notizen und Slack zu wechseln. All diese Anwendungen sind normalerweise nicht miteinander verbunden. Online-Kollaborateure brauchen zusätzliche Aufmerksamkeit, um sich zu merken, wo sie die letzte Dokumentenkopie gespeichert haben oder welcher Chat die benötigten Anweisungen enthält.

Was aber, wenn ein Team über eine einzige digitale Umgebung mit allen erforderlichen Tools für die Zusammenarbeit verfügt?

Diese digitalen Umgebungen gibt es! Sie ermöglichen den Mitarbeitern den Zugang zu allen digitalen Werkzeugen, die sie benötigen, und helfen ihnen so, ihre Aufgaben in einem einzigen digitalen Arbeitsbereich zu erledigen. Eine Plattform kann zum Beispiel Geschäftsanwendungen für Kanban-Notizen, Gantt-Diagramme, Kalender, Chats, laufende Notizen und Videokonferenzen vereinen. Eine digitale Arbeitsplatzplattform erleichtert den Teams die Arbeit durch ein zentrales Dashboard mit allen arbeitsbezogenen Daten und Dokumenten.

Ein einziger Dokumentenspeicher

zusammenarbeit ein Albtraum. Eine Plattform für den digitalen Arbeitsplatz schafft ein zentrales, cloudbasiertes Dokumenten-Repository, in dem Informationen leicht zu finden und zu speichern sind. Wann immer jemand an einem Dokument arbeiten muss, kann er es schnell herausziehen, besprechen und sicher sein, dass alle dieselbe Dateiversion haben. Einige digitale Arbeitsplätze, wie FuseBase ermöglichen den Zugriff auf Daten offline und auf allen Geräten.

Sichtbarkeit und rationalisierte Prozesse

Online-Mitarbeiter können Projekte direkt auf einer digitalen Arbeitsplatzplattform erstellen. Die Sichtbarkeit geht über die bloße Freigabe von Projekt- und Arbeitsaktualisierungen hinaus. Mit gut strukturierten Ordnern, Notizen, Tabellen, Links und Informationsseiten werden interne Geschäftsprozesse zu rationalisierten Arbeitsabläufen. Wenn alle mitarbeiter wenn alle Mitarbeiter Klarheit über ihr Projekt haben, kommt es automatisch zu weniger Missverständnissen und zu besseren Ergebnissen bei der Zusammenarbeit.

Mitarbeiterzufriedenheit und Loyalität

Der große Vorteil der Online-Zusammenarbeit am Arbeitsplatz besteht darin, dass die Mitarbeiter weltweit teilnehmen können. Die Kehrseite der Standortunabhängigkeit ist jedoch, dass die Menschen in einem Team nicht mehr das Gefühl der Kameradschaft haben, wie sie es früher hatten, wenn sie in einem Raum saßen.

Eine einzigartige und gut organisierte digitale Umgebung ist so etwas wie ein vertrautes Büro. Es ist ein Ort, an dem man sich wohl fühlt und gerne arbeitet. Eine digitale Arbeitsplatzplattform hilft Unternehmern, persönliche Online-Räume zu schaffen, die mit ihrem Unternehmen, ihrem Projekt oder ihrer Marke verbunden sind.

Früher stellten die Arbeitgeber Pflanzen und Kaffeemaschinen ins Büro, um die Arbeitsplätze für ihre Mitarbeiter gemütlich und attraktiv zu gestalten. Ein digitaler Online-Arbeitsplatz kann genauso lieb und einzigartig werden wie ein Bürotisch. Farbcodierung, Emojis, Markenlogos und (was noch wichtiger ist) Benutzerfreundlichkeit erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Arbeit. Und schließlich kann ein einzigartiger und benutzerfreundlicher digitaler Arbeitsplatz die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber erhöhen, der mit Bedacht eine benutzerfreundliche Lösung bereitgestellt hat.

Im Jahr 2020 wird der globale Markt für digitale Arbeitsplätze ein Volumen von 19 Mrd. $ erreichen. Die Forscher erwarten eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 21,3 % in den nächsten Jahren.

Führungskräfte betrachten die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes als eine der wichtigsten Prioritäten. Es wird immer deutlicher, dass die richtige Umgebung für die Zusammenarbeit die Produktivität, die Prozesseffizienz und die Mitarbeiterzufriedenheit sofort verbessert.

Wie kann Online-Zusammenarbeit Unternehmen helfen?

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu einer effektiven Entscheidungsfindung und zum Management alltäglicher Prozesse. Online-Zusammenarbeit hilft, die Produktivität zu steigern und die Teamarbeit zu vereinfachen.

Standortunabhängigkeit

Online-Zusammenarbeit gibt Unternehmen die Freiheit, ohne räumliche Beschränkung zu arbeiten oder Mitarbeiter einzustellen. Die Mitarbeiter können sich von jedem Ort und mit jedem Gerät beteiligen. Sie können Ideen austauschen, mögliche Probleme diskutieren und schneller zu Lösungen kommen.

Effektive Werkzeuge

Workplace-Plattformen bieten eine Reihe digitaler Werkzeuge für eine effektive Zusammenarbeit. Teams arbeiten an Textdokumenten, PowerPoint-Präsentationen, Videochats oder detaillierten Brainstorming-Projekten.

Straffe Prozesse

Unternehmer können interne Geschäftsprozesse digitalisieren und in schlanke Online-Workflows strukturieren. Infolge der Online-Zusammenarbeit verbessern sich Effizienz, Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens.

Besseres Management

Das Management von Teams kann online produktiver sein. Ein Manager sieht alle Arbeitsabläufe auf einem Bildschirm. Manager können Projekte verfolgen, Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und sicherstellen, dass alle zugehörigen Projektinformationen verfügbar sind. Anweisungen und Klarstellungen erreichen die Teammitglieder sofort. Umgekehrt können auch die Mitarbeiter schneller und direkt online um Rat oder notwendige Details bitten.

Möglichkeiten zur Kompetenzerweiterung

Bei der Online-Zusammenarbeit müssen sich die Mitarbeiter nicht in einem Raum befinden, um ihre Erfahrungen und Fähigkeiten auszutauschen. Auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird dadurch erleichtert.

Ideenaustausch und Vertrauen

Die Online-Zusammenarbeit ermutigt Teams zum Austausch von Ansichten und Ideen. Sie fordert die Mitarbeiter heraus, neue Ansätze zu erforschen, zu verfeinern und zu testen. Eine solche offene Zusammenarbeit fördert das Vertrauen und lehrt die Teammitglieder, sich auf ihre Kollegen zu verlassen.

Arten von Software für die Online-Zusammenarbeit

Es gibt drei verschiedene Arten von Software für die Zusammenarbeit:

Kommunikationssoftware. Die gebräuchlichsten Beispiele sind sofort-Chats oder Messaging-Plattformen wie Trello, Slack und Discord. Diese Arten von Collaboration-Tools sind die beste Alternative zu zeitaufwändigen persönlichen Treffen.

Konferenzsoftware. Diese Art von Software ist Ihnen wahrscheinlich schon bei Zoom oder Google Meet begegnet. Konferenzsoftware umfasst Videokonferenzräume und Tools für die Videoaufzeichnung und Bildschirmfreigabe. Sie kann mit ergänzenden Produkten für Screenshots und Anmerkungen geliefert werden wie Nimbus Capture.

Koordinierungssoftware. Sie hilft bei der Strukturierung von Informationen in Notizen, Aufgabenlisten, Tabellen, Datenbanken, Tabellenkalkulationen, Informationsseiten und verschachtelten Ordnern, die Mitarbeiter gemeinsam nutzen. Es gibt zusätzliche Funktionen für die Online-Zusammenarbeit wie Kommentare, Echtzeit-Editoren oder Scanner, die im Lieferumfang von FuseBase.

Sicherer Zugang zu Ihren Projekten

Die meisten Online-Kollaborationstools verfügen über Sicherheitsfunktionen, die den Zugang zu Projekten kontrollieren. Zu den Sicherheitsmaßnahmen können gehören:

• verschlüsselung
• zweistufige Überprüfung
• passwortschutz für einzelne Informationsseiten
• flexible Berechtigungen zur Einschränkung des Mitarbeiterzugangs
• passwörter für mobile Clients

Innerhalb digitaler Plattformen wie FuseBase hat jeder Online-Arbeitsplatz eine eigene Sicherheitsstruktur, in der Benutzer und Inhalte mit speziellen Berechtigungen versehen sind.

Serverseitige Backups machen den digitalen Arbeitsplatz auch online sicher und zuverlässig.

Gestaltung der Online-Zusammenarbeit mit FuseBase

Online-Zusammenarbeit ist nicht länger ein Durchbruch. Sie ist zu einer neuen Realität für moderne Unternehmen geworden. Collaboration-Strategien bedürfen ständiger Verbesserungen und Aktualisierungen, damit ein Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähig bleibt.

Optimale Online-Zusammenarbeit braucht leistungsfähige digitale Werkzeuge und Arbeitsplatzplattformen, die den Bedürfnissen eines Unternehmens nach Wachstum und Entwicklung entsprechen.

FuseBase könnte Ihr Weg sein, um das Informationschaos in einen organisierten Online-Arbeitsplatz zu verwandeln, an dem Teams und Kunden Ihre Marke leben und atmen können.

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