Ihr Unternehmen profitiert von besserer Kundenkommunikation

Ein wichtiger Aspekt jedes erfolgreichen Unternehmens ist die Art und Weise, wie es mit seinen internen und externen Kunden kommuniziert.

Interne Kommunikation ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Mitarbeitern interagiert, während sich die externe Kommunikation mit den Kunden befasst.

Wenn sie gut gemacht ist, bringt sie viele geschäftliche Vorteile mit sich und hilft Unternehmen, das Vertrauen von Mitarbeitern und Kunden zu stärken.

Was ist Kundenkommunikation?

Sie ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Kunden, Partnern und anderen Beteiligten interagiert. Sie ist von grundlegender Bedeutung für die Aufrechterhaltung einer exzellenten Beziehung zu den Kunden. Laut HubSpot’s 2018 “Consumer Customer Support Survey” erwarten 82% der Kunden eine sofortige Antwort von Unternehmen.

Auf diese Weise baut ein Unternehmen Vertrauen auf, erhält Feedback und verbessert das Produkt oder die Dienstleistung, die es anbietet. Es stellt sicher, dass die Kunden auf dem Laufenden gehalten werden, was es dem Unternehmen ermöglicht, die Bedürfnisse seiner Kunden besser zu verstehen, damit es effektivere Entscheidungen treffen kann.

Ihr Hauptzweck besteht darin, Aktualisierungen bereitzustellen und rechtzeitig auf Anfragen oder Änderungswünsche zu reagieren. Mit einer guten Kommunikation kann ein Unternehmen die Kundenbindung erhöhen und den gegenseitigen Respekt zwischen sich und seinen Kunden stärken.

Sie geht über die reine Bereitstellung von Dienstleistungen hinaus. Ziel ist es, die Kunden auf dem Laufenden zu halten, so dass sie sich nie Sorgen machen müssen, ob sie das bekommen, wofür sie bezahlt haben.

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich sein wollen, müssen Sie lernen, gut mit Ihren Kunden zu kommunizieren.

Was sind die Risiken einer schlechten Kundenkommunikation?

Wenn Sie keine gute Kommunikation praktizieren, besteht unter anderem das Risiko:

• Kunden zu verlieren.
• Beschwerden und negative Bewertungen zu erhalten.
• Sie müssen sich wiederholt rechtfertigen.
• Sie werden nicht pünktlich bezahlt.
• Sie sind nicht in der Lage, die versprochene Leistung zu erbringen.
• Frustriert und gestresst zu sein.
• Ihre Integrität und Ihr Engagement werden in Frage gestellt.

Wenn Sie Ihren Ruf schützen wollen, müssen Sie Ihren Kommunikationsbemühungen mehr Aufmerksamkeit schenken.

Laut einer Statistik aus dem Jahr 2021 belaufen sich die Kosten für schlechte Marketingkommunikation auf 62,4 Millionen Dollar pro Jahr.

Die Bedeutung einer effektiven Kundenkommunikation

Wenn Sie mit Ihren Kunden so kommunizieren, wie sie es sich wünschen, werden sie es zu schätzen wissen, dass Sie ihnen zuhören, und sie werden eher bereit sein, Ihre Dienstleistungen weiterhin in Anspruch zu nehmen.

Hier erfahren Sie, warum eine gute Kundenkommunikation so wichtig ist.

1. Sie kann zu Umsatzeinbußen führen, wenn sie nicht gut gemacht ist

Wenn Sie nicht gut kommunizieren, kann das zu verpassten Gelegenheiten, fehlenden Empfehlungen, entgangenen Umsätzen und sogar verlorenen Kunden führen.

Effektive Kommunikation ist wichtig, damit die Kunden verstehen, was vor sich geht und wie es sie betrifft. Dies trägt dazu bei, die Kundentreue aufrechtzuerhalten und Folgeaufträge zu sichern.

2. Ihre Kunden erwarten, von Ihnen zu hören

Alle Kunden bevorzugen Transparenz. Wenn sie auf dem Laufenden gehalten werden, fühlen sie sich geschätzt und wertgeschätzt.

Wenn Sie sie auf dem Laufenden halten und sie wissen lassen, was vor sich geht, werden sie Sie mehr respektieren und Ihnen vertrauen.

Sie haben Fragen und wollen Probleme gelöst haben. Wenn Sie sie mit Informationen versorgen, die sie betreffen, werden sie es zu schätzen wissen, dass Sie sich ihre Anliegen anhören, was ihr Vertrauen in Sie stärkt und ihnen zeigt, dass Sie sich um sie kümmern.

3. Nicht alle Kunden verhalten sich so, wie Sie es von ihnen erwarten

Jeder Mensch hat andere Erwartungen oder Vorlieben. Sie erwarten, dass die Dinge pünktlich erledigt werden.

Wenn sie nicht auf dem Laufenden gehalten werden, kann das zu Verwirrung und Frustration führen. Wenn Sie den Eindruck erwecken, dass Sie nicht offen und ehrlich sind, kann es sein, dass die Leute ihren Frust an Ihnen auslassen, indem sie unhöflich oder respektlos sind.

4. Ihre Kunden sind beschäftigt und haben andere wichtige Dinge zu tun

Nicht alle Kunden wollen mit Ihnen sprechen. Sie sind beschäftigt und haben andere Prioritäten, Aufgaben und Verpflichtungen.

Sie müssen sie an den Wert erinnern, den Sie und Ihr Unternehmen bieten, damit sie nicht in Frage stellen, ob sie von Ihnen einen Wert erhalten.

5. Ihre Kunden wollen Geld sparen

Die Menschen werden immer nach Möglichkeiten oder Gründen suchen, Geld zu sparen. Sie wollen ihnen keinen Grund geben, Ihre Preise zu senken, indem Sie eine schlechte Dienstleistung oder ein schlechtes Produkt anbieten.

Wenn Sie ihnen zeigen, welchen Wert sie erhalten, wenn sie ihr Geld bei Ihnen ausgeben, werden sie den Komfort und die Einsparungen zu schätzen wissen.

6. Der Ruf Ihrer Marke steht auf dem Spiel

Der Ruf und das Image Ihres Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Gewinnung neuer Kunden. Wenn Sie nicht gut mit Ihren bestehenden Kunden kommunizieren, kann dies Ihren Ruf schädigen und schlechte Publicity erzeugen.

Eine der besten Möglichkeiten, Empfehlungen zu erhalten, besteht darin, Ihren Kunden einen hervorragenden Service zu bieten. Dies wird sie dazu veranlassen, Sie weiterzuempfehlen.

7. Sie können Erwartungen besser steuern

Ein wichtiger Aspekt der Kommunikation ist es, klar zu formulieren, was Sie zu leisten bereit sind. Die Kunden sollten genau wissen, wofür sie bezahlen und was sie bekommen.

Wenn sie darüber informiert sind, was Sie tun werden und wann Sie es tun werden, können Sie unerwartete Überraschungen vermeiden.

Zum Erwartungsmanagement gehört auch, Grenzen zu setzen und dafür zu sorgen, dass sie respektiert werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen versuchen, andere auszunutzen und mehr zu bekommen, als sie zu zahlen bereit sind.

Wenn Sie klare Erwartungen formuliert haben, ist es viel einfacher, “nein” zu sagen, wenn Sie nicht einverstanden sind und die Kunden bereit sind, dafür zu zahlen. Auf diese Weise können Sie Konflikte vermeiden und eine gute Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten.

8. Sie können die Kundenzufriedenheit verbessern

Kunden, die regelmäßig auf dem Laufenden gehalten werden, sind eher mit Ihren Dienstleistungen und Produkten zufrieden.

Viele Unternehmen konzentrieren sich stark auf die Kundenakquise, und wenn sie diese erst einmal haben, kann das Niveau der angebotenen Dienstleistungen sinken.

Wenn Sie mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben und ihre Erwartungen übertreffen, werden sie zufrieden sein und eher positive Bewertungen abgeben und Empfehlungen aussprechen.

Außerdem ist eine effektive Kommunikation für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich, denn:

• Ihre Kunden wollen glauben, dass Sie ihr Bestes im Sinn haben.
• Sie wollen sich geschätzt und anerkannt fühlen.
• Sie wollen wissen, dass Sie sich um sie kümmern.
• Sie wollen sich sicher fühlen, dass sie sich bei Problemen an Sie wenden können.
• Sie können Ihnen Feedback geben, das Ihnen hilft, Ihr Unternehmen zu verbessern.

Wie effektive Kommunikation Ihre Kundenbeziehungen verbessern kann

Die Aufrechterhaltung einer kundenorientierten Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen langfristigen Beziehung und einem gesunden Unternehmen.

Um sich zu verbessern, müssen Sie bessere Kommunikationsfähigkeiten entwickeln.

Wenn Sie das tun, haben Sie einige Vorteile:

• Sie verschaffen sich einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.
• Sie werden mit Ihren Kunden auf einer tieferen und oft persönlichen Ebene in Kontakt treten.
• Sie verbessern Ihre Fähigkeit, zuzuhören.
• Sie werden Feedback viel besser annehmen, ohne negative Rückmeldungen persönlich zu nehmen.
• Sie werden lernen, Ihre Ideen klar und effektiv auszudrücken.
• Sie werden einen besseren Ruf entwickeln.
• Sie werden Ihre Kunden als eine Erweiterung Ihres Unternehmens oder Ihrer Marke sehen.

Die Elemente einer effektiven Kundenkommunikation

Kundenkommunikation ist mehr als nur Reden oder Zuhören. Sie ist eine Fähigkeit, die, wenn sie gut eingesetzt wird, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verändern kann.

Zu den Elementen einer effektiven Kommunikation gehören:

• Häufigkeit – Damit ist gemeint, wie oft Sie kommunizieren.
• Klarheit der Botschaft – Hier geht es um den Zweck der Kommunikation und darum, wie klar Sie Ihre Botschaft formulieren.
• Relevanz – Dies bedeutet, dass Sie Wünsche oder Bedürfnisse ansprechen und ob Sie Fragen beantwortet oder Probleme gelöst haben.
• Rechtzeitigkeit – Dies bezieht sich darauf, wann Sie Ihre Kunden ansprechen oder informieren, was sie brauchen. Dazu gehört auch, dass Sie nicht zögern, wenn Sie schlechte Nachrichten zu überbringen haben, und dass Sie transparent sind.
• Einfühlungsvermögen – Dies bedeutet, dass Sie Ihren Botschaften Emotionen und ein menschliches Element hinzufügen. Die Menschen wollen wissen, dass Sie sich kümmern. Erkennen Sie ihre Erfolge an und teilen Sie ihre Freuden.

5 Wege zu einer besseren Kundenkommunikation

Hier sind fünf konkrete Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Kommunikation zu verbessern. Nutzen Sie diese Tipps zur Kundenkommunikation, um die Anforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen und die Beziehungen zu ihnen zu verbessern.

1. Kennen Sie den Zweck der Kommunikation

Seien Sie sich über den Grund Ihrer Kontaktaufnahme im Klaren. Wollen Sie den Kunden auf den neuesten Stand bringen, ihn um Feedback bitten oder ihm eine Idee mitteilen, von der er profitieren kann?

Vielleicht haben Sie eine Idee, die dem Unternehmen bei seiner Präsenz in den sozialen Medien helfen kann, oder etwas, das zu einer Umsatzsteigerung führen kann.

Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen und lassen Sie sich davon leiten, wie Sie Ihre Nachricht verfassen werden.

2. Entscheiden Sie sich für die Methode Ihrer Kommunikation

Wie wollen Sie Ihre Kunden erreichen? Per E-Mail, Text, Chat, Video, Audio oder über ein Portal?

Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen verwendete Kommunikationsmethode derjenigen entspricht, der der Kunde zugestimmt hat.

3. Verwenden Sie einen Rahmen oder eine Gliederung für das, was Sie mitteilen möchten

Sobald Sie wissen, warum Sie kommunizieren wollen, sollten Sie einen Rahmen für Ihre Botschaft erstellen.

Wenn es sich um eine formelle Mitteilung handelt, verwenden Sie eine Vorlage oder einen Rahmen für die Mitteilung. Vergewissern Sie sich, dass Sie die wichtigsten Punkte, die Sie mitteilen möchten, in Ihrer Vorlage abdecken und Kreativität und Flexibilität zulassen.

Wenn es sich um eine informelle Mitteilung handelt, achten Sie darauf, dass die verwendete Sprache angemessen ist. In der Regel gilt: Je einfacher die Sprache, desto leichter ist sie zu verstehen und zu befolgen.

4. Eine klare Aufforderung zum Handeln

Formulieren Sie klar und deutlich, was Ihre Kunden tun sollen, nachdem sie die Mitteilung erhalten haben.

Geben Sie auch eine Frist an, bis zu der die Person die von Ihnen geforderte Handlung ausführen soll.

Je klarer Sie sich ausdrücken, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger das tut, was Sie von ihm verlangen. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse, Fehler oder Missverständnisse vermeiden, die sich manchmal zu größeren Problemen auswachsen, als sie sein müssten.

Teilen Sie Ihren Kunden mit, wie sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen können, wenn sie mehr Klarheit wünschen oder weitere Informationen benötigen.

5. Bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit mit dem Kunden und betonen Sie, warum Sie ihn schätzen

Sie sind wegen Ihrer Kunden im Geschäft. Wenn Sie eine enge Beziehung zu ihnen aufrechterhalten und Ihr Geschäft ausbauen wollen, sollten Sie ihnen stets Wertschätzung entgegenbringen.

Eine persönliche Beziehung trägt wesentlich dazu bei, sie langfristig zu halten.

Tipps zur Kundenkommunikation, die immer funktionieren

Wenn Sie einen Plan erstellen oder einen Prozess einhalten, der Ihre Geschäftsziele unterstützt, schaffen Sie eine solide Grundlage für eine langfristige Beziehung. Außerdem hilft es Ihren Marketingteams, im Umgang mit Kunden einen einheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Im Folgenden finden Sie Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikation zu optimieren und ein hohes Maß an Kundenservice zu bieten.

1. Kennen Sie Ihr Publikum

Passen Sie Ihre Kommunikation an die Präferenzen Ihrer Kunden an. Zu den Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, gehören:

• Häufigkeit – wie oft Sie kommunizieren.
• Modus – das Instrument, das Sie für den Informationsaustausch verwenden.
• Methode – die Art der Kommunikation, die Sie verwenden, ob per E-Mail, Text, Chat, Video oder Sprachnachricht.

2. Proaktiv sein

Das bedeutet, dass Sie allen Problemen zuvorkommen und Überraschungen in letzter Minute vermeiden. Es geht immer etwas schief. Sie werden Rückschläge erleben, die zu Verzögerungen führen.

Die meisten Kunden haben kein Problem mit Verzögerungen, wenn sie rechtzeitig darüber informiert werden. So können sie mit ihren Teams Notfallpläne erstellen.

3. Vermeiden Sie Insidersprache

Alle Unternehmen haben eine interne Sprache, die nur für sie relevant ist. Dazu können Akronyme, Projektnamen oder interne Prozesse gehören.

Sofern es nicht für einen bestimmten Kunden relevant ist, sollten Sie es vermeiden, Jargon oder Sprache zu verwenden, die für den Kunden keinen Sinn ergibt.

4. Hören Sie mehr zu als Sie sprechen

Stellen Sie bei einem persönlichen oder virtuellen Treffen offene Fragen und hören Sie aufmerksam zu.

Kunden haben großartige Ideen, die Ihrem Unternehmen helfen können, sich zu verbessern. Nutzen Sie Techniken des aktiven Zuhörens, um dem Gesagten Aufmerksamkeit zu schenken.

Halten Sie sich an die goldene Regel: “Versuche erst zu verstehen und dann verstanden zu werden”

5. Unterbrechen Sie nicht

Viele Menschen hören nicht aktiv zu, weil sie sich im Kopf ausmalen, was sie als nächstes sagen wollen.

Das kann dazu führen, dass sie einen Kunden unterbrechen, bevor dieser zu Ende gesprochen hat. Das müssen Sie vermeiden.

Lassen Sie den Kunden ausreden und geben Sie ihm genügend Zeit und Raum, um zu sagen, was ihm auf dem Herzen liegt. Der Kunde wird Fragen stellen, und das ist Ihre Gelegenheit, das Wort zu ergreifen und mitzuteilen, was Sie zu sagen haben.

6. Behalten Sie Ihre Professionalität bei

Zu manchen Kunden haben Sie vielleicht eher eine persönliche Beziehung. In solchen Fällen können Sie Spaß haben, Witze erzählen und persönlicher sein.

Mit anderen ist es rein geschäftlich. Auch aus diesem Grund ist es wichtig, jeden Kunden gut zu kennen, weil Sie dann besser wissen, wie Sie mit ihm kommunizieren können.

Wenn jemand seine Frustration zeigt, bewahren Sie die Fassung. Seien Sie höflich und zeigen Sie Ihre Professionalität. Nehmen Sie nichts persönlich, denn es geht nie um Sie. Sie wollen nur das bekommen, was sie erwarten.

7. Entspannen und lächeln

Wenn Sie lächeln, fühlen Sie sich besser und das wirkt sich auch auf andere aus.

Wenn ein Kunde einen schweren Tag hat, kann ein Lächeln ihm helfen, sich zu entspannen und die Dinge nicht zu ernst zu nehmen.

Ein Lächeln hilft auch Ihnen, positiv zu bleiben, wenn Sie sich in einer stressigen Situation befinden.

8. Bitten Sie um Feedback

Ein effektiver Weg, Kunden zu binden, besteht darin, sie nach ihren Ideen und Anregungen zu fragen. In der Regel haben sie wertvolle Ideen, die dazu beitragen können, den von Ihnen angebotenen Service zu verbessern.

Sie können den Prozess formalisieren, indem Sie das Geben von Feedback oder das Annehmen von Anfragen zu einem Teil Ihrer Aktualisierung machen.

Wenn ein Kunde kein Feedback gibt, können Sie ihm helfen, indem Sie spezifische Fragen stellen, die sich auf etwas beziehen, das er tut oder weiß.

9. Teilen Sie mit, was die nächsten Schritte sind

Kunden wollen wissen, was sie erwarten können, also sagen Sie ihnen, was Sie tun werden.

Sie könnten zum Beispiel sagen: “Ich werde Ihnen den Datenbericht oder den Plan für Marketingkommunikation und soziale Medien bis Ende der Woche zusenden

So wissen sie, was auf sie zukommt, und haben Zeit, sich vorzubereiten.

Wenn Sie ihnen etwas versprochen haben, halten Sie es auch ein.

10. Seien Sie positiv und schließen Sie mit einer positiven Note ab

Kunden schätzen Unternehmen, die eine positive Kultur oder Einstellung haben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu zeigen, besteht darin, sich zu bedanken.

Ein einfaches Dankesschreiben oder eine E-Mail trägt wesentlich zur Aufrechterhaltung einer soliden Beziehung zu Ihrem Kunden bei.

Wenn sie wissen, dass Sie sie zu schätzen wissen und ihr Geschäft zu schätzen wissen, werden sie Sie oft unterstützen.

Laut HubSpot Research sind 93 % der Kunden, die einen ausgezeichneten Kundenservice bieten, bereit, erneut bei Ihnen einzukaufen.

Vorteile der Verwendung eines Kundenportals

Bei der Menge an Kommunikation, die Sie täglich mit Ihren Kunden führen, gibt es immer den menschlichen Faktor, dass jemand vergisst, eine E-Mail zu senden, oder keine Lust hat, immer wieder eine Aktualisierung zu schreiben. Aus diesem Grund ist das Kundenportal für die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden heute ein heißes Thema.

Wie kann es Ihnen helfen, die Kommunikation mit Ihren Kunden zu verbessern und die Geschäftsbeziehungen zu stärken? Hier sind einige Vorteile der Verwendung eines Kundenportals für Ihre Kommunikationsstrategie:

1. Schnelle und einfache moderne Kommunikation über integrierte Chats. Keine unübersichtlichen E-Mails mehr, die Ihren Kunden frustrieren können.
2. Die Kunden können den Aufgabenstatus im Portal einsehen. Sie müssen nicht wiederholt danach fragen.
3. Ein Portal kann auch Ihre Wissensdatenbank sein. Sie können alle Dateien und Dokumente zu einem Projekt an einem Ort aufbewahren, so dass weder Sie noch der Kunde die notwendigen Informationen verlieren.
4. Schnelles Feedback, indem Sie einfach einen Kommentar auf einer Portalseite hinzufügen.
5. Sicher und geschützt. Legen Sie Zugriffsebenen fest, damit nur der Kunde private Informationen, wichtige Dokumente und Dateien sehen oder bearbeiten kann.

Wie die FuseBase Ihre Kundenkommunikation verbessern kann

Die Methode, die Sie für die Kommunikation verwenden, ist wichtig. Sie sollte es für alle Beteiligten einfacher machen.

Die FuseBase ist ein effektives Instrument, das Sie für Ihre Kommunikation nutzen können, und bietet folgende Vorteile:

• Eine “while-label”-Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Branding und Ihre Unternehmensdaten hinzuzufügen und alle Hinweise auf FuseBase zu entfernen. Dies erhöht Ihre Professionalität gegenüber Ihren Kunden und führt zu einer besseren Beziehung.
• Zahlreiche Optionen für die Zusammenarbeit, wie z.B. ein eigenes Portal oder ein spezieller Arbeitsbereich. Dies erleichtert die gemeinsame Nutzung von Ordnern, Dokumenten oder anderen Unterlagen.
• Die Möglichkeit, Superdokumente zu erstellen, d. h. verschiedene Informationen auf einer Seite oder einem Superdokument gemeinsam zu nutzen. Dazu können Video- und Audiodateien, Bilder, Text, PDF-Dokumente und andere angehängte Dateien gehören. Alle Informationen in einem Dokument zu haben, sorgt für mehr Klarheit, da die Informationen, die Sie weitergeben, organisiert und gut strukturiert sind.

Um mit FuseBase zu beginnen, besuchen Sie unsere Website.

In unserem kürzlich erschienenen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Teambesprechungen produktiver gestalten können. Hier erfahren Sie mehr.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie sich lange Arbeitszeiten auf Ihre Produktivität und Zufriedenheit auswirken? Lesen Sie diesen Blog-Beitrag, um mehr darüber zu erfahren und um herauszufinden, wie viele Stunden Sie optimal arbeiten sollten.