Aufbau einer Wissensdatenbank: Ihr umfassender Leitfaden

“Wissen ist Macht”, sagte einst ein sehr weiser Mann. Aber wo können wir in der digitalen Welt des Jahres 2023 all dieses Wissen speichern, um seine Macht zugunsten unseres Unternehmens zu nutzen? Die Antwort lautet: in Wissensdatenbanken. Eine Wissensdatenbank ist wie die wunderbare Hogwarts-Bibliothek, gefüllt mit magischen Informationen und Geheimnissen, die die wunderbarsten Zaubersprüche und die dunkelsten Flüche entschlüsseln können, aber stattdessen entschlüsseln sie Kundenzufriedenheit und Mitarbeitereffizienz. Nun ja… es ist keine Magie, aber besser als nichts!

In diesem ultimativen Leitfaden tauchen wir kopfüber in die Welt der Wissensdatenbanken ein und entdecken, wie sie Ihr Unternehmen in eine interne und externe Know-how-Maschine verwandeln können.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist ein zentrales Repository für Informationen in Form von Support-Artikeln, Anleitungen, Unternehmensrichtlinien, häufig gestellten Fragen, bewährten Codierungsverfahren und vielem mehr. Sie dient als zentrale Anlaufstelle für Ihr Kundendienstteam und Ihre Kunden, um Antworten auf ihre Fragen zu finden, und hilft dabei, einen hervorragenden Kundendienst und ein effektives Wissensmanagement zu erreichen.

Stellen Sie sich das vor: ein virtuelles Füllhorn an Informationen, sorgfältig organisiert, leicht zugänglich und immer auf dem neuesten Stand. Es ist, als hätte man die gesamte Gedächtnisbank von Gandalf in Form einer perfekten Suchmaschine zur Verfügung. Das, mein lieber Freund, ist eine Wissensdatenbank. Übrigens verwenden wir manchmal auch den Begriff KB in schriftlicher Form, um uns auf Wissensdatenbanken zu beziehen. Nicht zu verwechseln mit dem KGB!

Warum eine Wissensdatenbank wichtig ist

Eine Wissensdatenbank ist so etwas wie die Mary-Poppins-Tasche eines jeden digitalen Unternehmens: Sie enthält alles, was Sie brauchen, und ist praktisch in jeder Hinsicht perfekt für Unternehmen, die Wachstum und Effizienz anstreben. Und wenn Sie uns nicht glauben oder nicht wissen, wer Mary Poppins ist (schämen Sie sich!), finden Sie hier einige überzeugende Gründe, warum Sie immer eine Wissensdatenbank zur Hand haben sollten:

• Verwalten Sie wichtige Daten effektiv: In einer Wissensdatenbank können Sie wichtige Informationen wie Produktspezifikationen, Kundendienstrichtlinien und Schulungshandbücher für Mitarbeiter oder Personalunterlagen speichern und überwachen. Dies hilft, Zeit und Geld zu sparen, da Fehler minimiert werden.
• Schnelles Organisieren und Abrufen von Daten: Schnelligkeit ist das A und O bei einer Wissensdatenbank. Wenn Sie kollektives Fachwissen zu relevanten Themen mit blitzschnellen Suchfunktionen kombinieren, finden Sie die benötigten Informationen im Handumdrehen, ohne sich durch endlose Textseiten wühlen zu müssen.
• Verbessern Sie die UX Ihrer Website sowohl für neue Besucher als auch für bestehende Kunden: Eine umfassende Wissensdatenbank hilft Besuchern, schnell und unkompliziert Antworten zu finden, was insgesamt zu einem positiveren Nutzererlebnis führt. Alle werden Sie lieben!
• Verbessern Sie Ihr SEO und nutzen Sie gemeinsame Dokumentensysteme: Suchmaschinen haben eine Vorliebe für inhaltsreiche Websites. Eine gut strukturierte Wissensdatenbank erhöht die Sichtbarkeit Ihrer Website und führt zu besseren SERP-Rankings.
• Projizieren Sie ein professionelles Image: Eine aktuelle und genaue Wissensdatenbank zeigt, dass Sie sich für ein erstklassiges Unternehmen einsetzen, zu dem auch die Vorteile für Ihre Mitarbeiter und der Kundensupport gehören.
• Rationalisierung der Kundenkommunikation und des Wissenstransfers: Eine Wissensdatenbank verkürzt Ihre Reaktionszeit auf Kundenanfragen. Mit leicht zugänglichen Antworten auf häufige Fragen können Sie einen schnelleren und effizienteren Kundensupport bieten, der zweifellos die Kundenzufriedenheit verbessert.
• Steigern Sie den Umsatz: Wenn Sie hilfreiche Tipps, Tricks und Produktübersichten zur Selbstbedienung in Ihre Wissensdatenbank aufnehmen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen.
• Vertrauen aufbauen: Eine gut gepflegte Wissensdatenbank vermittelt, dass Sie stolz auf Ihr Unternehmen sind und die Meinung Ihrer Kunden schätzen. Wenn Kunden das Gefühl haben, dass sie Ihrem Unternehmen vertrauen können, dass es genaue Informationen bereitstellt, werden sie eher zu treuen Kunden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Wissensdatenbank ein hervorragendes Instrument ist, um Ihr Unternehmen durch die sich ständig weiterentwickelnde Wettbewerbslandschaft zu führen. Mit einer effizienten Wissensdatenbank, die sowohl intern als auch kundenorientiert ist, werden Sie zum Herrscher über die Zufriedenheit Ihrer Kunden und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Steigen Sie also ein und lassen Sie sich von diesem einfachen, aber magischen Werkzeug den Weg zum Erfolg ebnen!

Arten von Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken können je nach Verwendung und Implementierung in verschiedene Typen eingeteilt werden. Zu den verschiedenen Arten von Wissensdatenbanken gehören Help Center, Unternehmens-Wikis, Informations-Hubs, Second Brains, SOP-Repositories und vieles mehr. Aber seien Sie nachsichtig mit mir, liebe Leserin, lieber Leser, wenn wir uns auf eine breitere Kategorisierung konzentrieren und bei den beiden Hauptkategorien landen, die für Unternehmen, Teammitglieder und Benutzer/Kunden am wichtigsten sind: externe und interne Wissensdatenbanken.

Externe Wissensdatenbank

Diese auch als Selbstbedienungs- oder Kundendienst-Wissensdatenbanken bezeichneten öffentlichen Informationszentren von Unternehmen sollen Kunden, Benutzern oder potenziellen Kunden helfen, Antworten auf ihre brennenden Fragen oder Dilemmas zu finden. Zu den Vorteilen einer externen Wissensdatenbank gehören geringere Supportanfragen und eine verbesserte Kundenerfahrung.

Um besser zu verstehen, wozu externe Wissensdatenbanken dienen, stellen Sie sich einen Kunden vor, der eine Fundgrube von Lösungen ausgräbt, ohne sich direkt an den Support wenden zu müssen – das ist eine externe Wissensdatenbank in Kurzform. Cool, nicht wahr?

Indem Sie mit externer Wissensdatenbank-Software Selbstbedienungslösungen mit schnellem und effizientem Zugriff auf Informationen anbieten, können Sie E-Mails, Anrufe und sogar persönliche Besuche des Kundendienstes reduzieren und so die Kundenerfahrung und -bindung verbessern.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank ist ein zentraler digitaler Speicher für Informationen, Ressourcen und Dokumentationen eines Unternehmens, auf den ausschließlich die Mitarbeiter zugreifen können, um die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsprozesse zu optimieren.

Die Gründe für den Einsatz einer internen Wissensdatenbank sind vielfältig, z. B. die Rationalisierung der Einarbeitung von Mitarbeitern, die Zentralisierung von SOPs, die Beschleunigung von Lösungen für Kundenanfragen und die Aufzeichnung wichtiger Aktualisierungen. Zu den Vorteilen einer internen Wissensdatenbank gehören auch die verbesserte Zusammenarbeit und die Zugänglichkeit von Informationen.

Eine interne Wissensdatenbank funktioniert wie ein Schmelztiegel für Informationen, der verschiedene Abteilungen dazu anleitet, bewährte Verfahren auszutauschen und von den Erfahrungen der anderen zu lernen, wodurch die Gesamtkoordination und Effizienz des Teams verbessert wird. Die Verwendung einer speziellen Wissensdatenbank-Software kann diesen Prozess verbessern, indem sie maßgeschneiderte Funktionen bietet, die speziell auf die besonderen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind.

Wie man eine Wissensdatenbank in 12 einfachen Schritten erstellt

Der Aufbau einer soliden Wissensdatenbank ist wie das Zusammensetzen eines Lego-Meisterwerks – Sie wollen sicherstellen, dass jeder Stein an der richtigen Stelle sitzt, damit das Endergebnis eine Ressource ist, die die Entscheidungsfindung fördert. Im Folgenden erfahren Sie , wie Sie in 12 einfachen Schritten die perfekte Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erstellen können:

1. Legen Sie die Ziele für Ihre Wissensdatenbank fest: Beginnen Sie damit, Ihre Ziele zu umreißen. Wollen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern, den Kundenservice verbessern, Kosten senken oder den Umsatz erhöhen? Die Klärung Ihrer Ziele hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Art von Wissensdatenbank die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist.
2. Identifizieren Sie die Zielbenutzer: Bestimmen Sie die Personen, die die Wissensdatenbank verwalten und nutzen werden, z. B. IT-Administratoren, Personalleiter, Marketingspezialisten usw.
3. Wählen Sie die Art der Dokumente für Ihre Wissensdatenbank: Bestimmen Sie die internen und externen Dokumente, die Ihre Benutzer benötigen werden, z. B. Schulungshandbücher, Richtlinien, Verfahren, Pressemitteilungen, Produktbeschreibungen usw.
4. Entwickeln Sie Richtlinien und SOPs für die Wissensdatenbank: Legen Sie Richtlinien für die Speicherung und den Zugriff auf die Dokumente fest, um sicherzustellen, dass der Prozess für die Benutzer nahtlos und effizient ist.
5. Implementieren Sie eine Zugriffskontrolle: Legen Sie verschiedene Berechtigungsstufen für unterschiedliche Benutzertypen fest, indem Sie bestimmten Mitarbeitern vollen Zugriff gewähren, während Sie den Zugang für andere einschränken.
6. Wählen Sie die richtige Wissensdatenbank-Software: Wissensdatenbanken werden durch entsprechende Software unterstützt. Wählen Sie daher ein Tool, das mit Ihren Anforderungen kompatibel ist, wie z. B FuseBase oder einige andere beliebte Optionen.
7. Erstellen Sie den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank: Laden Sie interne und externe Dokumente hoch oder verlinken Sie sie, um eine umfassende Wissensdatenbank zu erstellen, die verschiedene Informationsbedürfnisse abdeckt.
8. Ordnen Sie die Inhalte der Wissensdatenbank so an, dass sie für Ihre Benutzer sinnvoll sind: Implementieren Sie benutzerfreundliche Organisationsmethoden wie kategoriebasierte, tagbasierte oder stichwortbasierte Navigation, um das Durchsuchen der Wissensdatenbank zum Kinderspiel zu machen.
9. Gehen Sie mit Ihrer Wissensdatenbank online: Veröffentlichen Sie Ihre Wissensdatenbank entweder selbst oder über einen Drittanbieter, und entscheiden Sie, ob Sie eine dynamische oder statische HTML-Seite bevorzugen.
10. Bewerben Sie die Inhalte Ihrer Wissensdatenbank: Nutzen Sie Social Media Marketing, E-Mail-Kampagnen und bezahlte Werbung, um Ihre beeindruckende neue Ressource bekannt zu machen.
11. Behalten Sie den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank im Auge: Überwachen Sie Faktoren wie die Ladegeschwindigkeit der Seite, defekte Links oder eingehenden Datenverkehr, um eine konsistente, erstklassige Leistung zu gewährleisten.
12. Pflegen und aktualisieren Sie regelmäßig: Halten Sie Ihre Wissensdatenbank in Topform, indem Sie den Inhalt aktualisieren, veraltetes Material entfernen und die Navigation und die Designelemente regelmäßig überprüfen.

Wenn Sie diese 12 Schritte sorgfältig befolgen, werden Sie bald eine Wissensdatenbank entwickeln, die sowohl Ihren Kunden hilft als auch Ihre Konkurrenten neidisch macht! Jippie!

Top 15 Wissensdatenbank Software & Tools

Sich auf die Suche nach dem perfekten Content-Management-System oder der perfekten Wissensdatenbank-Software zu machen, mag angesichts der unzähligen Plattformen auf dem Markt wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Aber keine Angst, liebe Leser, wir haben eine Liste der 15 besten Wissensdatenbank-Software und -Tools zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen soll, die beste Lösung für die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden, ganz gleich, ob Sie eine neue Wissensdatenbank aufbauen oder eine bestehende aktualisieren möchten.

Machen Sie sich bereit, wunderbare Softwarelösungen für Wissensdatenbanken zu entdecken, die Ihr Wissensmanagement zu neuen Höhen katapultieren werden! Los geht’s! (Ich hoffe, Sie lesen das mit der Stimme von Super Mario!)

FuseBase (ehemals Nimbus)

FuseBase (ehemals Nimbus) ist eine vielseitige und erschwingliche Lösung für interne Dokumentation, Inhaltserstellung und Teamzusammenarbeit. Das Flaggschiff, FuseBase (ehemals Nimbus), bietet einen leistungsstarken Editor, umfangreiche Einbettungsfunktionen und eine Vielzahl von Integrationen, die es für verschiedene Content-Management-Aufgaben, einschließlich der Erstellung von How-to-Artikeln, geeignet machen.

KnowledgeOwl

KnowledgeOwl ist eine Wissensdatenbank-Software, die durch die kontinuierliche Analyse von Kundenanfragen und -feedback erstklassigen Support bietet. Sie bietet Funktionen wie die einfache gemeinsame Nutzung von Wissen, Videos, Aufgabenbeschreibungen, einfach zu erstellende und zu verwaltende technische Dokumentationen, eine robuste Suche mit Autosuggest und umfangreiche benutzerdefinierte Branding-Optionen. Mit all diesen Funktionen ermöglicht diese Wissensdatenbank-Software mehreren Benutzern, wie z. B. Ihrem Kundenerfolgs- und Marketingteam, den Zugriff auf wichtige Informationen und den Beitrag zu Ihrer Wissensdatenbank.

Answerly

Answerly ist eine benutzerfreundliche und dennoch robuste Wissensdatenbank-Software, die es Ihnen ermöglicht, Antworten auf Kundenanfragen zu entwickeln, zu ordnen, zu verfassen und umgehend zu liefern. Mit dieser Lösung können Sie die Wissensdatenbank personalisieren, indem Sie Ihr Logo und Ihre Überschrift einbinden, sodass sie sich wie eine natürliche Erweiterung Ihrer Marke anfühlt und nicht wie eine externe Help-Center-Software. Answerly zeichnet sich auch dadurch aus, dass es erstklassige SEO-Funktionen in einer Wissensdatenbank bietet, die es Ihnen ermöglichen, Meta-Felder für alle Seiten anzupassen und automatisch suchmaschinenfreundliche strukturierte Datenschemata zu erstellen.

Notion

Notion ist bei Teams aller Größenordnungen für die interne Dokumentation, die Zusammenarbeit im Team und als Knowledge Base Management System beliebt. Diese Softwareplattform bietet leistungsstarke Datenbanken, eine flexible Organisation von Inhalten und einfache Freigabeoptionen für die Verwaltung von Unternehmenswissen und die Optimierung von Geschäftsprozessen. Da es jedoch keine benutzerdefinierten Domänen- und White-Label-Funktionen gibt, ist es für Wissensdatenbanken mit Kundenkontakt weniger geeignet.

LiveAgent

LiveAgent ist eine hochgradig anpassbare Wissensdatenbank-Software, mit der Sie jedes Element Ihrer Wissensdatenbank an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Mit Unterstützung für mehrere Marken, jede mit ihrem eigenen Thema, ist sie für eine Vielzahl von Unternehmen geeignet. Darüber hinaus bietet es großartige Funktionen für Callcenter-Wissensdatenbanken mit klar definierten Zugriffsrechten für Mitarbeiter und Kunden, die ein organisiertes und effizientes Supportsystem gewährleisten.

HelpScout

HelpScout ist eine Support-Lösungsplattform, die für externe Dokumentations- und Kundensupport-Teams entwickelt wurde. Zu den wichtigsten Funktionen gehören eine interne oder kundenorientierte Wissensdatenbank, ein gemeinsamer E-Mail-Posteingang und ein Beacon-Widget. Mit einem integrierten Wissensmanagementsystem, einem Suchfeld und informativen Artikeln in der Wissensdatenbank zielt es darauf ab, die Anzahl der Support-Tickets zu reduzieren und die Fragen der Nutzer umgehend zu beantworten, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

HubSpot Service Hub

HubSpot Service Hub ist eine Wissensdatenbanklösung mit Schwerpunkt auf Self-Service, die es Benutzern ermöglicht, eine Bibliothek mit indizierten Hilfeartikeln zu erstellen. Mit Funktionen wie integrierten Berichten, Ticketprotokollierung, Umfragen und personalisierten Kundendienstgesprächen in Echtzeit bietet es ein umfassendes Supportsystem. Für kleine, neu gegründete Unternehmen könnte sie jedoch zu kostspielig sein.

ZenDesk

ZenDesk ist eine etablierte Support-Plattform, die sich an mittlere und große Unternehmen richtet. Sie bietet eine umfassende Reihe von Tools, darunter eine leistungsstarke Wissensdatenbank, um Kunden und Website-Besucher zu unterstützen. Für diejenigen, die nur ein Wissensdatenbank-Tool benötigen, könnte es jedoch überwältigend und kostspielig sein.

Slab

Slab ist eine erschwingliche Plattform für die Erstellung und Verwaltung von Inhalten, die sich sowohl für interne und externe Dokumentation als auch für eine herkömmliche Wissensdatenbank eignet. Diese gehostete Wissensdatenbank-Software ermöglicht es Unternehmen, eine optisch ansprechende Informationsdrehscheibe mit einer einfachen Seitenleiste zu erstellen, die verschiedene Abschnitte leicht zugänglich macht und die Benutzerzufriedenheit erhöht.

Heldenhafte KB

Heroic KB ist ein WordPress-Plugin, das die Erstellung einer Wissensdatenbank als selbstgehostete Lösung auf einem lokalen Dateiserver ermöglicht. Mit Funktionen wie Sofortsuche, Artikelanalyse, Benutzerfeedback und anpassbarem Design bietet es ein kuratiertes Wissensdatenbank-Erlebnis für Website-Besucher und hilft Ihnen bei der Gestaltung einer effektiven Wissensdatenbank-Struktur. Da es auf WordPress läuft, können Sie es sowohl als externe als auch als interne Wissensdatenbank-Software verwenden. Sie hat jedoch einige Nachteile, da eine selbst gehostete Wissensdatenbank, die mit Heroic KB erstellt wurde, technische Kenntnisse für die Einrichtung und zusätzliche Kosten für Hosting und Wartung erfordert.

Archbee

Archbee ist auf interne und externe Softwaredokumentation und Zusammenarbeit spezialisiert und ermöglicht Ihnen die Erstellung von Wissensdatenbanken, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Mit dieser Plattform können Sie öffentliche oder private Bereiche für verschiedene Dokumentationsarten (z. B. Benutzerhandbücher, API-Dokumente, kontextbezogene Dokumentation usw.) erstellen, die es den Endbenutzern ermöglichen, die benötigten Informationen effizienter zu finden. Wenn Sie einige Richtlinien für die Erstellung von Inhalten befolgen und einen einfachen Zugang zur Dokumentation auf Archbee bereitstellen, können Sie sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die allgemeine Produktivität verbessern.

GitBook

GitBook ist ein erschwingliches, benutzerfreundliches Dokumentationswerkzeug für die interne und externe Softwaredokumentation und Zusammenarbeit. Mit Funktionen wie benutzerdefinierten Domänen, Drag-and-Drop-Organisation und Inhaltsfeedback zentralisiert GitBook technisches Wissen für Teams und Benutzer.

Intercom

Intercom ist eine All-in-One-Kundensupport-Plattform mit einer breiten Palette von Support-Funktionen, einschließlich Live-Chat, Ticketing, Support-Artikel und mehr. Obwohl es sich um eine hervorragende Lösung für den Kundensupport handelt, rechtfertigt sein hoher Preis möglicherweise nicht seine Verwendung als reine Wissensdatenbank-Software.

HelpCrunch

HelpCrunch ist eine erschwingliche Kundensupport-Plattform, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine umfassende Suite von Tools, einschließlich Live-Chat, Helpdesk und Wissensdatenbank-Tools, was sie zu einer starken Alternative zu Intercom oder Zendesk als Allround-Supportlösung mit Wissensdatenbank macht.

Eniston Wissensdatenbank

Eniston ist eine intuitive Wissensdatenbank-Software, die eine schnelle Einrichtung und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern ermöglicht. Mit dem Rich-Text-Editor können Sie ansprechende Inhalte erstellen und über das Bewertungssystem problemlos wertvolles Kundenfeedback einholen. Die Plattform bietet Anpassungsoptionen, einschließlich benutzerdefinierter Domains und Aussehen, sowie eine blitzschnelle integrierte Suchfunktion. Eniston bietet auch erweiterte Sicherheitsmaßnahmen durch IP- oder Passwort-Beschränkung, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsbereich sicher und nur für autorisierte Benutzer zugänglich bleibt.

Die Wahl der richtigen Wissensdatenbank-Software kann für Ihr technisches Support-Team ein entscheidender Faktor sein, da sie es ihm ermöglicht, schnell relevante Informationen zu finden. Wählen Sie also mit Bedacht, unser junger Padawan!

10 Best Practices zur Erstellung einer hervorragenden Wissensdatenbank

Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Wissensdatenbank mit unseren zehn besten Tipps und Praktiken zu verbessern, die Ihnen helfen werden, eine wirklich außergewöhnliche Ressourcendrehscheibe zu erstellen. Diese bewährten Taktiken wurden entwickelt, um die Benutzerfreundlichkeit, Organisation und Effektivität zu verbessern und sicherzustellen, dass Sie eine Wissensdatenbank erstellen, die Ihrem Unternehmen hilft und die Benutzer dazu bringt, immer wieder zu kommen. Lassen Sie uns eintauchen und Ihre Wissensdatenbank in eine gut geölte, benutzerfreundliche Maschine verwandeln!

1. Unkomplizierte Navigation: Erstellen Sie eine klare und intuitive Navigationsstruktur, die es den Nutzern leicht macht, die benötigten Informationen schnell und effizient zu finden.
2. Suchfeld: Bieten Sie eine Suchfunktion an, damit die Nutzer schnell bestimmte Informationen in der Wissensdatenbank finden können.
3. Mobilfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Wissensdatenbank mobilfreundlich ist und von einer Vielzahl von Geräten aus zugänglich ist, um Nutzern, die unterwegs auf Informationen zugreifen müssen, entgegenzukommen.
4. Einheitliches Layout: Verwenden Sie in der gesamten Wissensdatenbank einen einheitlichen Stil und eine einheitliche Formatierung, damit sie leicht zu lesen und optisch ansprechend ist.
5. Korrektheit und Relevanz: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt korrekt, aktuell und für die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe relevant ist. Aktualisieren und pflegen Sie die Wissensdatenbank regelmäßig, um ihre ständige Relevanz und Nützlichkeit zu gewährleisten.
6. Kristallklare Klarheit: Geben Sie klare und prägnante Anweisungen und Erklärungen für komplexe Prozesse oder Verfahren, so dass sie für die Benutzer leicht nachvollziehbar sind.
7. Benutzer-Feedback: Fördern Sie das Feedback der Benutzer und integrieren Sie von den Benutzern erstellte Inhalte, um die Wissensdatenbank kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Benutzer entspricht.
8. Unterstützende Dokumentation: Binden Sie unterstützende Dokumentation wie schriftliche Anleitungen, Handbücher oder Tutorials in Ihre Wissensdatenbank ein. Interaktive Tutorien sind ebenfalls eine wertvolle Möglichkeit, Antworten auf die Fragen Ihrer Kunden zu geben.
9. FAQ-Bereich: Bieten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden wissen, was sie von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung erwarten können. Diese Funktion ist eine hervorragende Ressource für die Bereitstellung von Selbstbedienungsinhalten.
10. Flexible Skalierbarkeit: Bieten Sie eine flexible Organisation für die Wissensdatenbank an, die das Hinzufügen neuer Seiten oder Ordner, die Bearbeitung bestehender und das Löschen alter Seiten ermöglicht, um sicherzustellen, dass sie sich anpasst und weiterentwickelt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gut konzipierte und gepflegte Wissensdatenbank für Ihre Kunden von unschätzbarem Wert ist, da sie die Notwendigkeit, sich an Ihr Support-Team zu wenden, verringert und die allgemeine Erfahrung mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung verbessert. Denken Sie daran, dass eine Wissensdatenbank wie eine Schachtel Pralinen ist; Sie wollen immer sicherstellen, dass Ihre Kunden die besten bekommen!

Top 5 Beispiele für Wissensdatenbanken

Um Ihnen zu zeigen, was eine hervorragende Wissensdatenbank ausmacht, haben wir fünf außergewöhnliche Beispiele für Wissensdatenbanken ausgewählt, die sich in verschiedenen Aspekten wie Design, Organisation und Benutzerfreundlichkeit auszeichnen. Vom optisch ansprechenden Layout der FuseBase (ehemals Nimbus) Knowledge Base bis hin zum mobilfreundlichen Hilfecenter von WhatsApp zeigen diese Beispiele die Schlüsselkomponenten einer erfolgreichen Wissensdatenbank, die den Nutzern hilft und ihr Gesamterlebnis steigert.

FuseBase (ehemals Nimbus) Wissensdatenbank

FuseBase (ehemals Nimbus) Knowledge Base zeichnet sich durch eine optisch ansprechende Benutzeroberfläche aus, obwohl sie eine große Anzahl von Support-Artikeln enthält. Das Layout umfasst ein Suchfeld, eine vollständige Seitenleiste und ein Inhaltsverzeichnis für eine einfache Navigation. Außerdem gibt es am Ende jedes Artikels einen direkten Link zum Öffnen eines Support-Tickets, was eine persönliche Note bietet, die in Help Centern oft fehlt.

Canva-Hilfe-Center

Das Hilfecenter von Canva ist sehr umfangreich und verfügt über eine interaktive Suchleiste für den schnellen Zugriff auf Inhalte. Die Support-Artikel liefern prägnante und dennoch detaillierte Antworten auf häufige Nutzerfragen und enthalten hilfreiche interne Links zu zusätzlichen Ressourcen. Die Plattform ist gut organisiert und zu 100 % mehrsprachig und richtet sich an ein internationales Publikum.

Buffer’s Hilfe-Center

Buffer bietet eine übersichtliche und leicht zu navigierende Wissensdatenbank für sein Social Media Scheduling Tool. Das Branding ist durchgängig konsistent, und die Plattform zeigt einzigartige Funktionen wie kürzlich angesehene Artikel und Veröffentlichungsdaten für Support-Artikel. Die Verwendung von Call-Out- und farbigen Warnboxen hilft, wichtige Informationen vom Rest des Inhalts abzuheben.

Das Shopify-Hilfezentrum

Das Hilfecenter von Shopify ist eine umfassende Ressource für Einzelpersonen und Unternehmen, die ihre Online-Shops erstellen und verwalten möchten. Es bietet eine optisch einfache und dennoch ansprechende Oberfläche, einen FAQ-Bereich auf der Hauptseite und Verbindungen zu einer Benutzer-Community. Die Plattform ist in 21 Sprachen verfügbar und enthält eine vollständige Seitenleiste in jedem Support-Artikel.

WhatsApp

Das Hilfecenter von WhatsApp ist benutzerfreundlich und verfügt über eine übersichtliche Oberfläche und ein Layout mit Symbolen, die das Durchsuchen erleichtern. Es bietet eine verschachtelte Hierarchie von Kategorien, Unterkategorien und Artikeln und bietet auf separaten Registerkarten gerätespezifische Inhalte. Das Hilfecenter ist auch über die mobile App zugänglich, so dass Nutzer auch von unterwegs aus leicht darauf zugreifen können.

Wie wähle ich eine Wissensdatenbanklösung aus?

Die Auswahl der richtigen Wissensdatenbank-Plattform kann sich anfühlen wie die Suche nach dem perfekten Zauberstab in der Welt der Zauberer; entmutigend, aber mit der richtigen Anleitung möglich! Um das ideale Wissensdatenbank-Tool für Ihre externe oder interne Wissensdatenbank zu finden und Ihr Kundenservice-Team zu unterstützen, sollten Sie die folgenden Schlüsselfaktoren berücksichtigen.

Budget

Die Preise für Wissensdatenbank-Software können sehr unterschiedlich sein und reichen von budgetfreundlichen Optionen bis hin zu Premium-Diensten, für die man tief in die Tasche greifen muss. Bestimmen Sie zunächst den Höchstbetrag, den Sie in Ihre externe oder interne Wissensdatenbank-Software zu investieren bereit sind.

Merkmale und Funktionalität

Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Teams an die Wissensdatenbank. Ziehen Sie je nach Bedarf Funktionen wie interner Chat, Live-Chat-Support, CRM-Integration, White-Labeling, E-Mail-Benachrichtigungen und Projektmanagementfunktionen in Betracht. Vergessen Sie nicht, Tools einzubeziehen, die die Erstellung von Anleitungen und die Pflege wichtiger Dokumente wie Unternehmensrichtlinien erleichtern.

Suche und Analyse

Ein Suchfeld ist unerlässlich, damit Benutzer schnell Informationen in den Artikeln Ihrer Wissensdatenbank finden können, insbesondere in einer internen Wissensdatenbank, deren Inhalte nicht von Suchmaschinen indiziert werden. Zusätzlich zur Suchfunktion sollten Sie Plattformen in Betracht ziehen, die Daten zu Suchanfragen bereitstellen, um die Entwicklung zukünftiger Inhalte zu unterstützen.

Benutzerfreundlichkeit

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software benutzerfreundlich ist. Wenn Sie eine Plattform einsetzen, die Ihr Support-Team nur schwer bedienen kann, führt dies nur zu verschwendeten Ressourcen und übersehenen Inhalten.

Gehostet vs. Selbstgehostet

Selbst gehostete Lösungen bieten mehr Kontrolle, erfordern aber eine manuelle Verwaltung und Aktualisierung. Gehostete Lösungen kümmern sich in der Regel um das Hosting und die Software und bieten Komfort und Benutzerfreundlichkeit bei möglicherweise höheren Kosten. Entscheiden Sie, welche Option für Sie und Ihre Self-Service- oder interne Wissensdatenbank am besten geeignet ist.

KI und maschinelles Lernen

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können zwar die Kundenerfahrung verbessern und Prozesse rationalisieren, aber diese Funktionen sind mit höheren Kosten verbunden und für kleinere Unternehmen oder solche mit begrenztem Budget möglicherweise nicht geeignet.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Entscheiden Sie sich für eine Softwarelösung, die anpassungsfähig ist und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und Ihres Teams mitwachsen kann, unabhängig davon, ob Sie eine Self-Service- oder eine interne Wissensdatenbank erstellen.

Anpassung

Eine anpassbare Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Wissensdatenbank an die einzigartigen Merkmale Ihrer Dienstleistungen, Produkte oder Marken anzupassen. Wenn Sie eine Wissensdatenbank erstellen, die zu Ihrer Marke passt, werden Sie zweifellos das Image Ihres Unternehmens verbessern.

SEO-Überlegungen

Wenn die Steigerung des organischen Datenverkehrs eine Priorität ist (und das sollte sie auch sein!), sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die SEO-Funktionen bietet, damit Ihre Wissensdatenbankartikel in Suchmaschinen besser platziert werden.

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, sind Sie bestens gerüstet, um ein Wissensdatenbank-Tool auszuwählen, das Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben entspricht – ein Tool, das so zuverlässig ist wie Dumbledores Zauberstab und Ihr Unternehmen zu Höchstleistungen anspornt.

Mit FuseBase sind Sie dem Spiel der Wissensdatenbanken immer einen Schritt voraus

Mit der FuseBase können Sie all dies und noch mehr erreichen. Wir sind parteiisch, aber hören Sie zu! FuseBase ermöglicht es Ihnen, funktionsreiche Dokumente zu erstellen, Ressourcen extern zu teilen, Inhalte in speziellen Arbeitsbereichen zu organisieren, Dokumente für eine einfache Navigation zu kennzeichnen, die Zugriffskontrolle zu verwalten, die Sicherheit zu verstärken und den Erstellungsprozess mit Wissensdatenbank-Vorlagen zu rationalisieren. Im Wesentlichen ist FuseBase die geheime Zutat, um die perfekte Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen zu zaubern – die digitale Zauberei, die notwendig ist, um den Erfolg in dieser sich ständig verändernden Landschaft zu gewährleisten. Eröffnen Sie also noch heute ein kostenloses Konto bei uns und lassen Sie die Magie beginnen!

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